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小職員拚上位的祕傳工作術:請想像「繼任者」或「假想敵」的行為

文章來源:商周出版  發表日期:2013/08/14  瀏覽數:4186

我們經常可以看到某些人擅於批評該項工作的前任負責人。這種人也很擅長逐一找出前任負責人力有未逮之處,或是該項工作的問題點。

「這是過去負責人員無法做好的部分。我覺得有很多地方可以再深入些,不知道你是不是可以接手,並且找出問題加以改善?」

如果主管對你這麼說,你肯定會充分發揮才能,並且在第二天就找出幾十個問題點吧。

「課長,前任負責人到底在搞什麼啊?真是太誇張了,資料沒有分類,也不夠齊全,簡直亂七八糟!」

不過這種人特別不會察覺到自己負責的工作有什麼問題。會這麼說別人,自己的工作方式卻很怪,真是令人捏把冷汗。

如果其他人接手這份工作,應該也會像他一樣找出許多問題點。

我在這裡要強調的並不是希望大家停止挖掘前人的問題,而是希望也能用那樣銳利的眼光檢視自己的工作。

換句話說,平常工作時就要把自己當成剛接手的繼任者一樣,仔細思考這項工作還有沒有問題存在,是不是有可以改善的地方。站在繼任者的立場,嚴苛地審視自己的工作,希望藉此找到改善的線索。

另外,不只是站在繼任者的角度,更要以「假想敵」的立場來看,試著想像一下如果是假想敵會採取什麼樣的動作,這樣也可以找到例行性工作的改善線索。

這裡所謂的假想敵就是假想的對手,或許可以在心中假設一個如果讓他來做這項工作,就能做出最好成績的人。

舉電話費的工作為例。不妨在心中想像,「如果是孫正義(註釋:日本軟體銀行的創辦人兼行政總裁),他會怎麼做呢?」你不覺得他好像會想出許多不錯的點子嗎?可能不只是公司的電話費,孫先生可能還會說出,「讓我們試著降低全國電話費」這樣的話吧。

就像這樣子,思考一下如果是假想敵來做這份工作,應該可以幫助我們找出需要改善的地方。掌握到這些,接下來就只要去實踐就可以了。

我認為「解決問題才叫做工作」。

當我們工作時發現問題點,身為公司的一員,應該要先想想看是否有能力解決。

創造性工作中的問題或改善點之所以較少,在於接手該工作時,一定會有人著手解決那些問題或改善點,經常有人不斷檢視,所以才沒有太多問題。而例行性工作本身構造上就有所缺失,或是存在著慢性問題,多半沒有人著手改善,就這麼忽略問題,任憑它不斷地重複發生。

如果你期待自己可以經常接獲創造性工作,那麼就應該要解決例行性工作的問題點,提高工作的精密度。

不向周遭的人證明這一點,就無法讓委託人相信可以把創造性工作交給你去做。但如果能夠證明這一點,創造性工作應該就會一個接著一個找上門來。

如果目前分配到的工作存在一些結構性的問題,我們卻讓問題繼續存在,並且直接讓繼任者接手,身為商務人士的我們,應該要認為這是一項最大的恥辱。我們應該要想,存在於例行性工作中的許多問題,都是能力範圍可以解決的,如果不著手改善,就是一種對工作輕蔑不敬的態度。

在自己負責該項工作的這段期間,找出所有問題點,並完全解決之後,才把工作交給繼任者。所以有時必須站在繼任者或是假想敵的觀點,檢視一下工作狀態是非常重要的。

本文節錄自《小職員拚上位的祕傳工作術》一書,由商周出版發行。