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小職員拚上位的祕傳工作術:一旦「權限」受限,人類的思考就會停止

文章來源:商周出版  發表日期:2013/08/09  瀏覽數:3422

我從和社長的對話中得到暗示,察覺到電話費用的改進之處,以致於達到一年省下五百萬日圓的成果。

但是為什麼上一任的前輩做不到呢?

除了電話費用之外,還要負責許多業務,光是掌握全國各地超過一千線以上的電話費用就已經精疲力盡,這大概是過去歷任負責人的說法吧。如果從他(她)的角度來看,真正的心聲恐怕是每個月都沒有算錯,在期限之前都有做好,還真希望被稱讚一下。

但是,社長真正想要的不是「遵守交期,不犯任何錯誤」,而是「降低電話費」。

從過去到現在有好幾位負責人經手過,但是卻沒有一個人能把電話費用壓低。為什麼呢?因為他們被指派的任務是「計算電話費用」,而不是「降低電話費用」這件工作。

但是應該沒有任何一位主管會因下屬把電話費用壓低而感到震怒吧。話雖如此,卻沒有任何人想到要試著這麼做……

創業的人經常這麼說:「把這些都當成是自己的錢!如果是花自己的錢,你還會這麼揮霍浪費嗎?」

應該不會有人這麼想吧。就是因為不是自己的錢才特別浪費。

不管公司如何努力呼籲大家刪減經費,但因為花的是公司的錢,所以對於省電這件事漠不關心,對於用品設備的不當使用或浪費也不打算改變。即使不斷呼籲還是沒有用。連經營者本身也都失去這種自覺,不再有花自己錢的感覺,甚至有人還會認為那是投資人出的錢,所以大肆揮霍。

話雖如此,即使要求一個小職員把公司的經費當成自己的錢一樣珍惜,他也不會有同感吧。講到「經費」,大家腦海中大概只會浮現自己經手的那幾張費用單據是否申請得過,要這些人自由發揮,降低公司電話費,實在是件不可能的任務。

這就是為什麼如果不採用成本連動薪資計算方式的話,就很難做到的原因。如果公司表示,萬一電話費超過一千萬日圓,大家的薪水都會減半,那麼員工一定都會努力節省。如果沒有對自己造成直接影響,人類是不會產生危機意識的。

他們之所以做不到降低電話費用的最大原因在於,「為自己的工作權限劃地自限了」。

沒有任何人對他們說,「千萬不要降低電話費啊」。但是他們已經替自己的工作權限設下一定的範圍,認為自己的工作不過就是統計而已,一廂情願地認為降低或節省之類的工作,並不在他們的工作範圍內。

一旦替自己的工作內容設限,就只是把可以做到的事用一個框架框住罷了,不願意踏出被動接受的領域範圍之外。所以,變得不懂得如何去找工作來做,只會處理交辦事項,慢慢就變成只會處理些連小孩子都會做的工作的人。

我經常在訓斥下屬時這麼說:「如果什麼都只是照我的指示去做,那也沒必要交給你去做吧。完全沒有用心思,你到底在幹嘛呢?」

經手處理電話費的前輩們也一樣,他們只是照著交辦要點做。換句話說,他們在工作時只是努力「遵守交期,不犯任何錯誤」。但是在工作過程中卻看不到一絲絲個人的心思或是特有的獨創性。

也就是說,他們不足的地方應該是一種態度,或許可以「更進一步認真思考,自己被指派的這件工作,是不是還有改善的空間。」可以思考看看,如果自己被賦予這種權限,是不是還有什麼可以做的。

本文節錄自《小職員拚上位的祕傳工作術》一書,由商周出版發行。