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主管不說,但你一定要懂的50件事:希望你減少加班

文章來源:商周出版  發表日期:2013/04/23  瀏覽數:9958

主管也無解的問題

上一節也曾提到,近年來越來越多企業施行限制加班,但員工的工作量卻不減反增,對於做下屬的各位而言,這種狀況下主管還要求「減少加班」或「不准加班」,你一定覺得很不合理吧?

但主管其實也有苦衷,他們自己也認為「為了把工作完成,多少加一點班也是無可厚非」、「不准下屬加班,等於加重自己的工作負擔」,但因為礙於公司規定,主管也不得不控制下屬的加班狀況。

而且最棘手的是,主管自己對於「該怎麼做才能在不加班的條件下交出好業績」的問題,心中也沒有答案,因為他們自己年輕時候都是一路加班、超時工作打拚過來的。

面對大環境如此,如何才能在短暫的工作時間內做出成果,就成了身為下屬的各位不得不思考的課題。在一般「時間管理技巧」的範疇中提到幾個方法:「善用零碎時間」、「提高專注力」、「提早上班」,不過我想這幾點很多人都曉得了,讓我們換個觀點來看這個問題。

我的朋友松山真之助是專攻「時間管理」領域的顧問,他常說工作上有三種「時間小偷」——「重做」、「電子郵件」、「會議」,只要改善這三點,就能夠有效利用時間。接下來,我先撇開各位下屬較難控制的「會議」部分,針對「重做」與「電子郵件」兩方面提供對策。

兩個馬上見效的「有效利用時間法」

要避免做好的工作又「重做」,松山先生的建議是製作「企劃草案」。雖有「企劃」兩字,卻不需要太正式,簡單講就是一接到案子時,以紙筆寫下粗略的整體架構圖,大約一張A4即可。

比方主管要你交一份報告,主題是分析客訴傾向與相關對策,你一回到辦公桌前,立刻拿出一張A4白紙,畫下十字把紙面分成四等分,分別寫上「客訴狀況的長條圖分析」、「客訴原因的圓餅圖分析」、「對策一覽表」、「對策執行時程」,同時畫上簡略圖表。

在這個階段,你並不需要為圖表填上數字,因為這只是想像的架構,細部的文字也只要用「○○○」代替即可,重點在於短時間內完成這張草案,大約在接下案子後的十五分鐘之內為最佳。

完成之後,請拿給主管看並詢問:「我想做成這樣的報告,可以嗎?」若主管點頭,你的工作就完成八成了;若主管有其他想法,在這個階段你就可及早修正製作方向,也就能夠避免之後重做的下場。要是照這個流程完工後,主管又臨時追加變更,你就可以拿出先前的草案對他說:「之前我們不是說好就照這樣走了嗎?」換言之,製作企劃草案還能避免額外的工作負擔。

這就是有效避免「重做」的方法。我曾在提企劃案給客戶時試過這個方法,發現效果絕佳,整起案子進行得非常順利,也不需要提出修正案,整體工作時間大幅縮短。此外透過這個方法,實際製作企劃案時也少了猶豫,很快便完成了。

第二個方法是關於「電子郵件」。松山先生的建議是,在自己工作效率最高的時間帶,不要處理不重要的電子郵件。譬如大部分的上班族專注力最高的時間是在上午十一點左右,而腦袋最清楚的時候,應該要拿來處理重要案子、計畫或思考對策才是。

如果把這麼精華的時間拿來回覆不重要的電子郵件,很快就到中午吃飯時間了(我就常幹這種事),真的非常可惜。不一定是上午十一點,只要是你自己精神最集中的時間帶,請不要拿來處理電子郵件,這是非常簡單且有效的利用時間法。

要在不加班的條件下交出好業績,不妨考慮先從管理時間下手,因為主管對於這個問題是無解的,我們只能自己想辦法克服了。

 重點 

訓練自己在短時間內完成工作;

一接下工作,便在十五分鐘之內製作好「整體架構圖」;

在工作效率最高的時間帶,不要處理電子郵件。

本文節錄自《主管不說,但你一定要懂的50件事》一書,由商周出版發行。