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主管不說,但你一定要懂的50件事:希望你的電子郵件主旨明確,重要的事寫在最前面

文章來源:商周出版  發表日期:2013/04/22  瀏覽數:35444

讓「日收萬信」的主管留意到你的電子郵件

中、高階主管收到的電子郵件數目,有年年增加的趨勢。最近我問了來參加講座的主管級學員一天平均收到幾封電子郵件,統計結果如下:少於五十封的占百分之三十,五十至一百封的占百分之五十,超過一百封的占百分之二十,當中數字最高是的一名部長,平均一天會收到三百封電子郵件。

我問那位部長:「您每天收到那麼多電子郵件,都是怎麼處理的?」他的回答是:「原則上如果只是CC (譯註1) 給我的都不看;至於其他的信,我也很少把內文從頭看到尾,轉寄的部分一概不看,真的仔細看的也只有前幾行。」

我想這樣的主管應該會越來越多吧,而為了不讓自己寫了重要內容郵件被主管忽略,也有越來越多的下屬把包括處理期限等重要訊息,在內文開頭的前五行內交代完,這與其說是工作訣竅,更應該說是自保的手段。各位讀者,您已經把這招學起來了嗎?

另外,在主管手邊的電子郵件大海當中,要是不用點心讓自己的郵件盡快被主管看到,你的連絡事項就會被排到主管處理清單的後面去。目前一般的解決方法是在郵件主旨處直接打上專有名詞,譬如「東西產業公司的訂單已順利交貨」,就非常清楚明瞭。

現在這個時代,要是還收到只寫「報告」兩字當郵件主旨的信,大多數的主管都會暗自嘀咕兩句:「是要報告什麼?這樣我怎麼知道你這封信到底有多緊急?」此外,為了讓主管留意到自己的電子郵件,也有越來越多的人在主旨欄中使用「【】」或「█」等符號以加強視覺辨識度,譬如上例可以這麼寫:「【東西產業公司】的訂單已順利交貨」。

我是從撥接上網時代便開始使用電子郵件連絡公事的舊世代,當時偶爾會收到一些郵件,主旨欄裡包括了特殊符號或文字,看起來總覺得怪怪的,但確實很方便撈信,當然,到現在我已經完全習慣這些特殊符號了。

拿寄給主管的電子郵件做實驗吧

在我最近收到的電子郵件當中,有個人讓我覺得他非常有職場智慧。他寄來的郵件,主旨都會打上符號標記做為區分,譬如:

【請處理】東西產業公司的資料,請於六月二十前回覆

﹝報告﹞南北建設公司的案子OK了

在我這個收件人看來,會覺得他打上【】的是希望我仔細閱讀處理的郵件,而打上﹝﹞的則只是報告事項,我有空再看即可。

當我和這個人面對面談公事時,發現他也是非常能幹的人。換句話說,光是透過電子郵件主旨的寫法高明與否,就能看出這個人的溝通技巧如何。

電子郵件不像手寫書信一樣有著一套完整的書寫標準,這也表示,我們還有很大的空間發揮巧思,努力讓自己的電子郵件被對方一眼就看到。

雖然寄給公司外部的電子郵件必須特別留意職場規範,但寄給主管的內部郵件就可以拿來做一下實驗了,你不妨試試看在郵件上多用點心,看主管會不會更早看到你的郵件,而這也會同時提升你的職場溝通技巧哦。

 重點 

郵件主旨盡量使用專有名詞,並加上特殊符號。

把主要需求等重要事項在本文開頭的五行之內寫完,以避免主管忽略了你的重要訊息。

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1.即Carbon Copy,指寄送副本。

本文節錄自《主管不說,但你一定要懂的50件事》一書,由商周出版發行。