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善用例子,讓談話更具體

文章來源:核果文化  發表日期:2016/07/27  瀏覽數:6426

前面已經介紹了「使用一般用詞,簡單說明」及「打造清晰的說話地圖」,第三個讓談話簡單易懂的技巧是「用具體的方式,換句話說」。

 

「比方說」、「具體來說」的正確用法

常常有人跟我說「你說的話總是淺顯易懂」,原因在於我懂得「用具體的方式,換句話說」。我常用以下的句子,將抽象的形容轉換為具體的舉例:「比方說」、「換句話說」、「具體來說」。

 

「廣告或傳單大概只需要佔報紙版面四分之一就可以了。比方說這個傳單,從這裡到這裡,全部寫上宣傳文字就可以了。」

 

在範例當中,說明完「廣告文宣只需要佔報紙版面四分之一」的抽象重點後,再以實際物品告知對方「就這個實體物品來說,只要寫這個範圍即可」,便可以明確地讓對方了解自己想傳達的內容。

 

將抽象形容「具體化」的方法

「用具體的方式,換句話說」,也就是:「先口頭說明意思,再舉出具體範例」,或者也可以說成「舉出具體範例之後,再口頭說明統整」。

比方說,如同以下的說話範例,在抽象化的內容之後,再提出具體的實際例子:

「你的文字能力很好(抽象說明),每次發來的電子郵件,內容都非常清楚易懂,還有像是上一期的電子報刊頭,你也寫得切中要點(具體說明),我好佩服。」

此外,在面試時,你也可以活用「將抽象形容具體化」的說明方式:

「我的特質就是有恆心。舉兩個實例說明,首先是我連續三年天天聽英文會話的廣播節目學習,因此TOEIC分數也提高了兩百分。第二個是我每週累計跑四、五公里,除了下大雨之外,從不間斷,我的健康狀態很好,對自己的體力和也十分有自信。」

 

想得到好答案,「提問方法」很重要
以上的兩個對話例子,將抽象的形容以具體方式說明,內容十分完整,而且清楚、易懂。這種具體舉例的方法,也可以運用在「發問」的時候。在提出抽象的問題時,也提出具體的問題,就能引導對方說出最正確的答案。

 

當我在擔任企業顧問時,也常使用這樣子的發問方法。擔任顧問,給予企業建議的時間十分有限,如果無法在短時間內一針見血地提出問題,就無法有充足的時間提供企業改善建議,因此可以看出「去除抽象要素,重新發問」的方法十分有效。以下舉出兩個同時使用抽象提問和具體提問的問句範例:

 

「請問什麼是廣告的反應率?功效如何?(抽象的提問)比方說,和五月的夾報傳單相較之下,電話所引發的迴響大約會上升多少百分比呢?(具體發問)」

 

「社長您現在所詢問的內容,是廣告原稿完成後的感覺是嗎(抽象的提問)?接下來我會針對紙質、設計、配色、廣告文案及特點這五個重點回答,可以嗎?(提問具體化)」

相反地,也可以一開始便提出數個較具體的問題,最後將問題統整後,以抽象的提問向對方確認「感覺」。

「也就是說,社長您想知道:如何了解面試者是不是一位能自我成長的人才?以及面試者的工作韌性是否夠強嗎?(具體發問)也就是說,您想知道『如何在面試時就看出對方是否為可用之才的方法』,對不對?(抽象的提問)」

 

如同以上所述,在發問時可以穿插抽象及具體的提問,除了能說中對方的需求,也能讓你得到想要的答案。具體化的說話方式不只可運用在表達,也可運用在提問中,讓你輕鬆聽懂暗示。

本文節錄自《改變說話順序輕鬆說服各種人》一書,由核果文化發行。