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搞懂業主的心意,別拿真心換絕情

文章來源:意識文化  發表日期:2011/05/27  瀏覽數:17469

企劃專案提案經驗分享
受訪者:施慕筠
現職:泰可聯合國際事業有限公司 企劃部經理
企劃經歷:康軒文教集團企劃編輯

懂得犧牲,也就懂得付出。這似乎是專業提案人員共同的特質,因為他們總是用無比的耐心、毅力與精神去跟任何事情搏鬥,只為了把最好的提供給廠商、客戶、大老闆們。只要能換得對方的贊同,似乎某一部分的自己也就滿足了。

找出與眾不同的那個點

大學畢業後一直待在出版業擔任書籍企劃,直到五年前,施慕筠才踏入目前公司開始涉入活動企劃的工作。雖然都是「企劃」,但工作內容卻有著極為不同的型態,一靜一動的轉換卻也因此讓她找到自己努力的方向。五年多來,她從執行企劃做到專案經理,看似平順但背後倒也沒有大家想像的那麼美好,畢竟經常過著爆肝的不正常生活,確實折損掉了一些健康。

不過能夠從事這份工作,對她而言是件好差事,因為骨子裡她的確是個喜歡熱鬧的人,也或者說有些害怕孤單吧。擔任企劃經常都是「團隊」工作,自然也就補償了她那一部分的情緒,轉而有了更多力量發揮在這份工作上。因此,每當完成一件企劃或是幫客戶完成一個活動,對她來說裡頭有著充實存在感,因此當採訪開始後,她就像是在進行一場「簡報」,毫無保留的分享任何她所知道的訊息。

找創意,最有趣也最困難的地方

企劃這個行業是個需要大量腦力激盪的工作,對於施慕筠而言時時刻刻無不處於強迫思考的環境之中,是她之所以喜歡這份工作的原因,卻也是工作中最受挑戰的部分。因為每次接到新工作,面對的很可能是自己全然不熟悉的領域,唯有保持自己的大腦成為Flash才有辦法時刻灌注新的思維。因此她認為提案過程中最困難的部分──莫過於替一個全新的企劃找出「與眾不同的那個點」以及「不可取代性」!

專門承攬其他廠商標案的公關公司其實非常多,做企劃的人不在少數,在承攬案件需要比稿的前提之下,如何讓自己能夠異軍突起受廠商信賴,能否嗅出廠商的需求,並依據他們的需要設計出「吸睛點」。

施慕筠建議想要抓住客戶的需求,一定要瞭解這家公司的屬性,對方公司的活動窗口負責人是最重要的資訊來源,不論這是家公司的企業文化、活動希望達到的訴求,都可以從窗口負責人取得。例如有些廠商可能會希望「硬體」看起來非常厲害,那就去搜索或從硬體廠商那邊去詢問,是否有什麼新科技能應用在這次提案。或者是該家廠商覺得能夠「異業合作」這件事情很棒,那就針對這個部分多下功夫。「只要能夠做到迎合廠商需求,但又能凸顯出你的something special」,大概也就將提案過程中,最困難的部分執行完畢了。

要分工,專案管理講技巧

不過開始進行企劃發想前,還要記得「工作分配」這件事!現在有越來越多廠商習慣在截止日一至兩星期之前公布標案訊息,實際作業的時間很少,「我還曾經遇過從得標到結標只有兩個星期的案子,」那段時間施慕筠就跟鐵打的一樣,沒日沒夜,頂著爆肝的風險熬夜工作。

因此,當得到公開招標的消息之後,就要做好分工──有人要負責廠商背景調查、內部風險評估,有些人則負責企劃案發想、相關廠商聯繫等等。不過其中最重要的工作莫過於「內部風險評估」。

施慕筠強調,每一個案子都會有顯示出總標金,要參與投標之前必須先計算扣除公司成本之後這個案子能不能賺錢,「要是會賠錢當然也就不用考慮。」所以在所有事情開始動起來之前,這是最重要的工作項目之一。

確定無誤之後,相關工作就能順利推展下去。不過一定要注意「時間管理」。

專案管理人最重要的工作就是溝通與協調,讓每一件事情都能有效率的運作,否則只會耽誤工作排程,像是公司內部的人員工作進度,以及周邊協力廠商尋找的狀況,乃至於決定與對方合作之後的「意向書」簽訂等工作狀況都必須瞭若指掌。「不要想到什麼做什麼,而是要有一個完整的規劃。」施慕筠認為要是沒有一個通盤規劃,工作很容易就會產生脫序的狀況,而這對自己或是公司都是非常不樂見的情形,「尤其是,當忙到最後一天才發現這個沒有做、那個沒有弄,那只會搞死自己」。

懂胃口,最重要也最必須的事情

然而想要掌握廠商「需求」以及瞭解他們的「胃口」光是從活動窗口下手是不夠的。施慕筠還會利用各項網路入口網站、搜尋引擎、Blog、Facebook搜尋該公司曾經舉辦過的活動。新聞稿、活動照片都是很好的參考,例如新聞稿就能夠看出過去舉辦這類活動時,這家公司喜歡有哪些儀式、活動的嘉賓有哪些、請過哪些主持人、參與人數等等都是可供利用的資訊。此外,「你還可以上無名的相簿找找是否有該加公司職員發布的照片,通常都能有意想不到的收穫」特別是遇到沒辦法從活動窗口身上打探更進一步的訊息時,「那就上網鍵入關鍵字」!

施慕筠曾經就遇上這樣的狀況──她就利用無名、Flick找到了該公司曾經委辦的家庭日活動照片,挖出不少可供參考的資訊,如活動的內容、形式、項目與布置……「這樣就能夠抓出這家廠商喜歡的Tone調在哪裡」。

不過,有些內容還是必須透過窗口詢問比較確實,好比說承辦尾牙這一類的活動,施慕筠強調一定要問清楚是否有哪些「不可犯的禁忌」,例如長官喜不喜歡被拱。過去就有一家日商跟她強調絕對不能這樣做,「既然窗口都如此強調,自然在活動設計與跟主持人溝通時就要說明清楚。」

曾經有一回,也是跟日商提案,但因為沒有摸清該廠商長官的喜好,便以「軍人、迷彩」的概念去包裝活動,結果對方跟施慕筠表示公司長官覺得不適合,原因出在日商對於「軍事」這件事情非常敏感。

抓重點,你想要廠商思考些什麼

製作不同的企劃案時,必須先決定「要讓廠商思考些什麼」;面對不同的廠商好比替建商辦活動或是為3C廠商辦活動,簡報內容設計時就會有明顯不同的風格。

其次,撰寫簡報內容時應該要先在腦海中仔細反覆推敲架構是否流暢,而對方能否順暢的把內容看完,都是在下筆之前應該先想好的部分。

下筆時,別想著要寫得多好,而是要想著想讓廠商思考些什麼,如何簡要表達讓人容易瞭解

施慕筠認為只要事前想清楚了,那麼補充架構的「血、肉」也就沒那麼困難。施慕筠也建議多以「圖表」的方式呈現內容,因為圖表的設計是最簡潔、最清楚使人看見重點的方法,例如想要說明活動進行的方式,以「流程圖」展示最容易明白。

另外則是採用「列點」的方式,雖然看起來有些呆板,但是當必須交待一些基本訊息時卻是最好用的方法。好比活動地點、時間、場次、工作清單,以列點或是列表的方式最佳。若是要設計一場公關活動,那麼撰寫內文時不外乎主活動、周邊小活動的設計與分項說明;施慕筠強調只要有一個明確的架構,再依序將內容填入就不會有太大的問題。但切記以「最簡短的文字」去做書面呈現,口頭報告時再將要補充的部分說明,這樣是最容易理解的方法。當簡報時,台下很習慣會用耳朵聽,然後一邊看簡報或企劃書,就能快速幫對方抓出重點。「要是把這些細節都照顧到了,廠商也會從而瞭解我們是一家怎樣的公司」!

做配圖,主視覺設計很搶眼

很多公司習慣用自己的Logo作為簡報的背景圖,但施慕筠覺得最好能夠針對不同廠商製作不同的簡報「主視覺」。主視覺意指:最後呈現在簡報與企劃案封面與內頁的主題包裝,「讓對方可以很清楚的瞭解,這次企劃主軸放在什麼地方;甚至連同活動名稱設計也會一起包裝進去」當然內容也會跟著這個主軸扣連在一起,「如此一來廠商就能輕易理解我們的想法與做法。」根據施慕筠的觀察,她認為現在的廠商越來越精明、要求也不斷提高,想要讓廠商覺得自己確實很用心,那麼內頁配圖絕對不能輕忽。

當整個企劃案都是文字時,廠商其實很難想像這個東西呈現出來到底長什麼樣子,「或是他所想像的與我們想傳達的有落差。」為了避免這樣的狀況發生,就是上網找相關的「示意圖」、自製「模擬圖」或甚至連「設計稿」都要畫好給對方,讓對方知道你已經幫他們考量的那麼仔細。當然要是「規標」裡面有特別寫明需求時就一定要準備。施慕筠強調,這些看來或許都是提案過程中的小細節,但累積起來就成了提案當天具體呈現在廠商面前的內容。

要是你有妥善的準備,站上講台開始說話時就會有力量,廠商也會看見你的用心與誠意



【1分鐘提案技巧精華總複習】

你必須要替業主想更多,就算他只提出60%的要求,也必須把內容加值到120%,讓業主看見你的用心、細心與專心,他就會認同你的表現。永遠、永遠都要記得:要幫業主想更多!
 

本文節錄自《企劃高手不告訴你的47個提案巧》一書,由意識文化發行。