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決定行動順序的技巧-該從哪裡開始呢?

文章來源:商周出版  發表日期:2012/07/04  瀏覽數:7360

  問題闡述

優柔寡斷不知如何是好

主管要我「準備會議資料」、客戶要我「進行提案」、前輩要我「幫忙寫企劃案」、會計部要我「趕快報差旅費」,有來自四面八方的各種工作要做,但是我自己還得「擬定下個月的業務計畫」,已經不知道該從哪件事情開始。

  解決辦法

● 決定行動,專注在重要事項

同時面對許多需求與課題時,我們容易失去主張,不知道從何下手,決定行動是工作的基本動作,為了做出好成果,重要的是集中心力在重要事項上。

★ 訂出「標準」,排定「優先順序」

排定優先順序是看出重要事項的方法,可以根據時間的急迫性來決定優先順序,像是「緊急萬分」、「不快點做會給很多人添麻煩」等,也可以用「顧客需求為第一」、「主管命令為第一」做為排定標準。

以什麼事情為最優先,牽涉到價值判斷,在組織工作時,組織的首要價值(寫在經營理念與社訓中)應該是最重要的。

★ 決定優先順序的四個要點

杜拉克認為組織的首要目的是交出成果,為此,決定優先順序時有以下的幾個重點。

(1) 相較已經發生的事情,要優先處理影響未來發展的事情

(2) 相較問題(組織內部的課題等),要優先處理可以帶來全新機會的事情

(3) 相較流行與模仿,要以獨創性為優先

(4) 相較容易的事情,要優先處理可能困難,但是有助問題改善的事情

根據這四個要點評估前面提到的狀況,就知道要先處理客戶要求的提案,然後是擬定下個月的業務計畫。

當然現實中,可能得優先幫忙寫企劃案以及報差旅費。所以平常就要跟主管確認組織的價值判斷。

參考來源:《杜拉克談高效能的5個習慣》(The Effective Executive)第五章

★ 決定「劣後順序」也很重要

話雖如此,在排定優先順序後,課題還是不斷增加,還是會忙不過來,結果可能錯失良機。杜拉克說要訂出終止順序,定期捨棄。為了防止這樣的事情發生,要重新審視哪些工作已經不可能做出成績、或已不具建設性。

依照劣後順序有計畫地割捨,也適用在文件與書架的整理,是要交出好成績時不可缺少的。

     決定行動順序-圖解杜拉克入門-接案知識庫-104外包網

 

本文節錄自《1小時讀懂!圖解杜拉克入門》一書,由商周出版發行。