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凡事快一步,效率十倍速

文章來源:大智通  發表日期:2012/05/24  瀏覽數:5704

要讓工作效率增加的祕訣,只是一張紙、一隻筆,以及早點寫出可能凸槌的地方。

工作老是做不完,怎麼辦?壓力好大喔!

別緊張,遇到這種狀況,就要想一想,問題是怎麼發生的?為什麼工作產出會比別人慢一點,甚至慢很多?

類似:「我已經盡力了」、「我已經盡我最大努力了」、「我也不知道為什麼會這麼慢」的說法,千萬別說出口,因為沒有一個主管想聽這種答案。甚至,在你的腦袋裡都不該存有兩手一攤,對爛攤子束手無策的消極心理。

很多年輕人碰到難以解決的問題就是逃開或逃避,把問題拋給其他同事或長官。少數年輕人的這種作法,卻讓當前職場對年輕工作者留下「難以承擔壓力」的負面刻板印象。

碰到工作產出不如人意,或者進度落後的狀況,當然會有壓力。特別是卡在瓶頸中,直覺認為沒招數了,這次大概死定了,肯定要被老闆拿刀追殺時,龐大的焦慮會讓人想「宅」回家裡是很正常的。

碰到壓力別緊張,喘口氣,玩玩填空遊戲

但別擔心,深呼吸一下!讓我們一起尋找脫困之道吧!

請拿出一張白紙與一隻鉛筆,在腦袋裡回想這次的工作為什麼會落後?為什麼會遇到窒礙瓶頸?是什麼原因讓它發生的呢?
誠實地面對原因,寫下內心真實的感受(反正也不會有別人看到)。往往,我們逐條列舉出來後,就會知道該從哪裡改善問題了。

舉例來說,公司主管週一一早,要求你週四晚上完成新產品行銷活動的企劃案,並要求於週五早上簡報。你原本有四天的時間來完成這份簡報,但其中卻有整整兩天半,因為市調公司無法提供資訊,讓你無從著手。等到發現這件事情時,你只剩一天半可以解決問題了。

週三下午打了半天電話,原來市調公司的窗口忘了這件事情。但因為承辦人員在外地出差,必須第二天一早才能把市調資料傳給你。這樣一來,你又報銷了半天,只剩周四一天得完成簡報工作。

週四一早,你拿到市調資料了,花了半天研究出客層屬性、消費習性與行銷模式了,準備找產品部門來進一步研究新產品特色。結果!糟糕,產品研發部門的人全部出差考察去了,一個人也找不到。

辭職不能解決問題,虛心向老闆自首最好

你這時該怎麼辦呢?看來是注定無法在週五上午簡報了,該怎麼辦呢?「辭職不幹好了!」在你腦中響起這種消極逃避念頭時,讓我們用紙筆寫下問題:

第一、以為市調公司會準時提供資料,沒想到對方卻忘記了。

第二、沒有積極電話追蹤市調公司聯繫窗口的行蹤,以至於忘了及時補救對方的疏失。

第三、腦袋想法太簡單,沒想到先和工作夥伴聯繫開會時間,以至於想聯繫時卻「漏勾」了。

這三個問題,未來該如何解決呢?

第一、以後一定要隨時緊密追蹤提供資料的人,以免受到對方耽擱而延誤工作。

第二、和工作夥伴的橫向聯繫,一定要事前協調好開會時間,以免彼此的溝通時間有落差。

第三、以後必須要有提前做好最壞打算的準備,以免拖到最後一刻卻無備援方案,只能哭爹喊娘,求助無門。

寫完這三點,我們自己應該已經知道問題出在哪裡了。這時該怎麼脫困呢?想想備援方案吧?或者,可以將明早的簡報會議改到下週一嗎?但問題是,有權更改會議時間的並非自己,而是主管。如何讓主管同意延後會議時間呢?

戴上鋼盔、穿好防彈背心,勇敢去敲主管的門,向他坦承錯誤,並請求他協助將簡報會議時間延後吧!最起碼,自己的錯誤原因,我們已經找出來了,就虛心地向主管坦承疏失,並接受責罵。

勇敢面對問題,而不是消極逃避,其實才是工作該有的態度。想要讓工作有效率,凡事一定要快一步,包括承認錯誤也要快一步。

上班族常有工作做不完的苦惱,但與其坐困愁城,還不如認真檢討問題出在哪裡,並思考如何提前預防問題。讀者諸君,這篇文章要提醒您的是,與其抱怨工作量太大,不如認真思考工作減量與提升工作效率之道。凡事提前想一步,往往效率就會有十倍速提升的效果。

為了讓效率提升,我們要經常養成將工作流程書面化的習慣。不只事後檢討要書面化,事前安排工作也要寫下來,並逐點思考可能會面臨的狀況,以及各種障礙的排除之道與備援方案。

接到任何工作命令時,都要仔細評估最壞狀況,我們才能有效地加以預防和排除,並進入一種凡事都在自己掌握中的從容狀態。

我們可以肯定地說,「凡事豫則立,不豫則廢。」凡事有準備的人,能提前想到每一個環節以及哪個環節可能會出錯的人,就是工作效率最高的人,並能成為老闆最欣賞的左右手。

本文節錄自《為什麼工作要像一條狗?》一書,由大智通發行。