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提案的高明說服技巧-訊息傳達,由上而下效果最好

文章來源:大是文化  發表日期:2012/05/17  瀏覽數:9452

商業文書別賣弄懸疑,一開始就講重點

當我們傳達訊息給對方時,不管是結論或是摘要,如果能夠在論述完主張之後提出詳細的根據,那麼說服力將會大幅提升〈如下圖表7-1〉。以金字塔結構來說,「由上而下」的說明方式效果最好。所謂「由上而下法」,是指從金字塔頂端往下,先傳達主要訊息,接著是關鍵訊息,再來是次要訊息。

由上而下法的傳達順序,用於演講、簡報等口頭上的溝通,或是文書上的溝通,都非常有效。就如同在第三章學過的,設計訊息的方法有由上而下法以及由下而上法。不過,在傳達最終訊息給對方的階段中,由上而下法最具有效果。商業文書最好不要製作成像推理劇或懸疑劇,直到最後才揭曉謎底。

 

「商用」故事的說明順序 RSCQOR

因此,實際上的故事展開順序是R、S、C、Q、O、R,也就是從導入結論開始。換句話說,從主要訊息R〈解決、收尾〉說起,接著是S、C、Q、O〈狀況 →問題 → 課題 →克服〉,最後再以R收尾。

而另一種方式,則是開頭先說明整體的摘要,然後再以S、C、Q、O、R依序展開。這時候,開頭的摘要中也有R的內容,也就是說,一開始就傳達包含結論的整體摘要。

由上而下,先說結論先讓對方安心

為什麼我會鼓勵大家使用由上而下法呢?

第一,這種方法可以減輕接受者的負擔。由上而下法是由主要訊息開始,因此接受者從一開始就知道傳遞者的最終結論,以及想要傳達的訊息為何。所以,接收者不必煩惱「傳遞者〈也就是你〉到底會朝著哪個方向進行?」

如此一來,接收者就可以安心地讀取、聽取細部的說明。即使聽不太懂後面的內容說明,接收者只要先知道結論,就可以產生一定的安心感。由上而下法的傳達方式,是傳遞者一開始便告訴接收者目的地,然後再說明到達目的地的途徑。一般來說,這種方法容易讓對方放鬆心情來讀取或聽取訊息。如果對方可以安心地接收資訊,那麼你的說服力自然大幅提升。故事展開的基本原則,就是減輕接收者的負擔。

想讓他吃驚,或是傳遞負面消息,才由下而上說明

當然,我並不是說由上而下法在任何情況下都是萬能的。每件事都有例外,在某些特殊情況下,例如你的主要訊息會讓對方大吃一驚時,就適合用由下而上法來說明。

舉例來說,如果你要傳達的訊息是「對方得了很嚴重的病」,那麼你就要依據情況,將結論往後挪,最好從外圍開始說明症狀。如果你劈頭就說出結論,說不定對方受到驚嚇後,壽命變得更短。不過,這樣的例子並不多,因此傳達訊息最好還是使用由上而下法。

本文節錄自《麥肯錫寫作技術與邏輯思考》一書,由大是文化發行。