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麥肯錫寫作技術-主題金字塔,解析的利器

文章來源:大是文化  發表日期:2012/05/15  瀏覽數:6147

 好的商業文書,最好同時有主題和訊息

不管你正在配置的是訊息或主題,結構上都應該是金字塔結構,層級的名稱都相同,由上而下的序列皆為:主要主題、關鍵主題、次要主題。

此外,不論是訊息金字塔還是主題金字塔,層級之間的相對性都跟前述相同。當然,也有同時顯示主題和訊息的金字塔結構。這時候,金字塔的結構圖會同時呈現出按層級配置的容器和內容。

當我們想用金字塔結構來呈現文章報告時,最終追求的形式最好同時包含主題和訊息〈句子〉,別光給主題而沒有訊息。因此,最好一開始就同時意識到主題和訊息。當我們在畫分主題類別的群組時,必須同時想到主題和訊息。在這裡附帶說明一下,MECE〈不重複、不遺漏〉的分析架構,如果也想以金字塔結構來表現,就應該是「主要主題底下,關鍵主題已經網羅一切」。所以,學習主題金字塔,對於建構訊息金字塔大有幫助。

 報告主題只能有一個(好吧,最多兩個)

想必讀者對於金字塔結構,應該有了整體的了解。現在,我們要考慮的是主題的數量。每個層級應該設定多少個主題?由於主題就是裝入訊息的容器,所以思考主題的數量,就等於思考訊息的數量。

首先是主要主題。既然是主要主題,基本上是只有一個比較好,例如:

「都市排水對環境的影響」

「關於Z計畫進展狀況的評價」

「關於營業額倍增的新事業提案」

如果主要主題不只一個,訊息就比較難以傳達給對方,所以再怎麼多也不要超過兩個。例如,寫道歉文書時,以主要主題來說,常用的表現為「道歉啟事」。如果是回收瑕疵品,主要主題便會設定成「道歉與懇請」。其他諸如: 

「○○公司倒閉的背景以及對業界的影響」

「××市場的動向對本公司的意義」等等。

如果有兩個主題,同時放在主要主題的位置,大致上沒什麼問題。其實,前述兩個例子都可以歸結成為一個主題的形式:

「○○公司倒閉對業界造成的影響」

「××市場動向對本公司的意義」

如果有三個主題,那麼與其說這段文字是主要主題,還不如把它當成關鍵主題來處理比較合適。或是,再想一個主要主題來涵蓋這三者比較好。

 關鍵主題最好三個,上限七個

關鍵主題最應該注意總數量。從結論來說,儘量分成三個或五個。如果怎麼樣都無法歸納成五個,那麼最多七個,務必避免增加到八個或九個。

為什麼上限為七個?根據心理學家的研究,以數量來說,七這個數字,是人類聽過一次後可以記住的上限。事實上,無論東西方,很多的慣用句、角色、商品名稱都含有「七」這個數字。例如:「7S」〈分析組織用的架構〉、「七味唐辛粉」、「七福神」、「父母的七道光芒」〈譯注:日本諺語,指父母親的庇蔭〉、「七色彩虹」、「七海」、「七武士」〈譯注:一九五四年黑澤明導演的電影〉、「豪勇七蛟龍」、「白雪公主與七個小矮人」、「世界七大謎題」、「七宗罪」、「幸運七〈lucky seven〉」、「七星牌香菸〈mild seven〉」、「北斗七星」、「七葷八素」等等。

各位讀者應該還可以想到很多其他的例子。

但是,如果想表達對比概念時,最好湊成雙。例如,黑與白、陰與陽、善與惡、右與左、天堂與地獄、使用前與使用後等等。

本文節錄自《麥肯錫寫作技術與邏輯思考》一書,由大是文化發行。