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工程師提升競爭力-勇敢上台,用簡報溝通

文章來源:大是文化  發表日期:2012/04/18  瀏覽數:7407

一談到上台簡報的技能,有人只想到要利用簡報軟體〈PowerPoint〉製作投影片、或書面資料如何呈現等技巧性層面。但我總覺得現在年輕人所製作的簡報,最大的缺點是資料太過雜亂無章。所以,上台簡報的重點,應該不在於運用了多少技巧、動畫與圖片,而是表達的方式。

在職場上,當你的職位愈高,愈會習慣要求部屬幫你準備簡報資料,自己只要上台報告就好,所以製作資料的人與上台說明的人經常不是同一人。如此一來,報告者便無法在簡報製作中,以聽眾的立場,去想像他們想要的感覺。所以,我絕不會將簡報資料的製作假手他人。

只要一想到要用自己的話,適切地傳達想法給聽眾,有些時候即使快要上台了,我都還會想要修改一些細微的地方。而且,若是請別人製作資料,便無法以自己的邏輯進行說明。

就簡報而言,最基本的事情,便是意識聽眾的存在,參照親手製作的資料,再用自己的語言表達這件事情。如果從這個角度思考,便能理解過於拘泥技巧的資料,就是沒有意識到聽眾的存在。雖然有時候加上動畫等內容有助理解,但是過多的情況下,只會讓人覺得厭煩以及疲憊。

簡報最首要的義務,便是透過說明讓對方完全理解。我建議你先假設自己就是聽眾,仔細思考這樣講,你會有什麼感覺後,再開始製作資料。

而上台簡報的關鍵,就是意識到:簡報就是一種溝通。這是我成為諮詢顧問、接受簡報訓練時,一位美國籍訓練師所講的。只有事先做好充分準備,將想要說的內容詳加規畫,沒有過與不及的內容,才是真正的簡報。

因此,在簡報過程中,我經常會注意對方:「理解到什麼程度了?」再進行說明。即使發覺只有一個人好像漏聽了重要的部分,我都會重新再說一次,在簡報過程中,要時時提醒自己在說明的時候,注意聽眾的狀態。

另外,也必須多加注意專業術語的使用。即使是很普通的術語,只要有一個人露出困惑的表情,就可能對重要的訊息產生誤解。因此觀察聽眾時,只要察覺有人困惑了,報告者就有義務再好好加以說明。

在我剛進入諮詢顧問業時,也有過完全聽不懂報告內容,而目瞪口呆的經驗,那時我只是不太懂報告者使用的技術用語,就導致整個簡報都聽不懂,所以直到現在,我都會盡量選擇用簡單的詞彙進行簡報。因為就簡報而言,對方聽不懂並不是他的錯,而確認簡報內容是否被理解吸收,則是報告者的責任。

本文節錄自《工程師,你如何出頭?》一書,由大是文化發行。