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口語表達好還要更好-記住神奇的魔術數字

文章來源:春光  發表日期:2012/01/20  瀏覽數:27454

投影片不是簡報者的手稿,也不是演說者的小抄;投影片的目的是為聽眾提示重點。所以,好的投影片,內容越精簡越好,不僅文字要少,圖表與表格也盡量簡單。少用美工圖案,背景盡量單純,聽眾才會將注意力回到你的內容上。
 

幾個一定要記的數字

每個行業都會有其領域的專業術語,在簡報的運用上,我也來提供幾個魔術數字。

各位注意囉,本期樂透開出來的號碼是1號、3號、6號、20號。

什麼意思呢?

「1」這個數字重點在於,你在簡報的過程中,不管有多少事想說,最好每一次只專注在一個明確的主題上。

如果你現在要講A,就不要講到B又講到C,一次專注一個主題,聽眾才會跟著你的步調,慢慢的被引導。

「3」是要提醒我們,每次簡報的主題或是重點,絕對不要超過三個。

一般來說,簡報最常見的時間長度約為二十分鐘,最長應該也不會超過四十分鐘;如果在這樣的時間裡,你打算講上七、八、九個重點,那真的太多了,絕對講不完!

如果每一個重點都只能蜻蜓點水似的帶過,那到最後肯定每一個都不是重點。因此,好好的把內容重新構思組織吧!看看能不能再找出更精煉的方法,把重點歸納得更具體,更易記易懂。

「6」這個數字要強調在製作投影片的時候,每一頁投影片裡的文字,最多不要超過六行。

行數越多,字數越多。字數越多,影片上的文字看起來就越小越擠。除非你本來就不打算讓聽眾看這張投影片,不然,請調整每一張投影片的內容。至少讓坐在最後一排的人,都能清楚看得到投影片上的字。

「20」則是每行不要超過二十個字。

如果投影片上的字全都擠在一起,相信一定很難閱讀,就算眼睛快速掠過,也是有看等於沒看。

現在的簡報工具會很貼心的為使用者提供許多很炫的功能,像是各式各樣繽紛的背景和動畫。關於這一點,我建議大家把握「在精不在多」的原則,才能讓投影片在簡報過程中發揮真正的效用。104外包網

 說話的速度要適中

每個人說話的速度都不太一樣,說話的速度也可以變成一個人的特質,甚至琢磨成容易使人印象深刻的特色。

在口語表達的運用技巧中,也有幾個魔術數字原則可供參考。

「30」簡單說,就是在最開始的三十秒內,不管用什麼方法,就要立刻掌握聽眾。走向觀眾、用金句、用一個誇大的言論、用一個相反的意見,用一個驚人的敘述。總之,前三十秒你就一定要掌握聽眾。

「40」是連續說話的時間,絕對不要超過四十分鐘。通常,簡報時間超過四十分鐘,你不覺得無聊,聽眾或許會覺得無聊想睡了。

如果你發現自己已經講了快四十分鐘都沒停過,建議你趕快踩煞車,讓自己和聽眾休息喘口氣。不管是給聽眾發問的機會,或是與聽眾做簡單互動,都是轉移和變化的好方法。

「200」是在提醒我們說話的速度至少每分鐘要有兩百個字。如果你說話的速度低於每分鐘兩百個字,那你就說得太~慢~了,除非你是老人家,或是口語表達有障礙。

大一時,我有一門必修課—初級會計學,授課老師的年紀很大,說話還有鄉音。當時我真是每一堂課都聽得霧煞煞。

那堂課是三班合上的,原本人數很多,有一百八十人,可是隨著開學後人越來越少,到最後教室裡空蕩蕩的。

我是乖學生,從來不翹課。但老實說,我從上第一堂課開始就傻眼了。

老師說:「姐~三~小~交~易,殺~旺~塊,呆~壘~幾~者酒,殺~旺塊。」這是在講什麼?

我左顧右昐想問問身旁的同學,老師到底在說什麼?才發現大家都沒在聽。後來,找到一位很認真的同學,借他的筆記來看,我才恍然大悟。原來是「借賒銷交易,三萬塊,貸累積折舊,三萬塊。」真的是有聽沒有懂。

「600」這個數字則剛好相反。一般人的聽力極限差不多在一千上下,而六百會是能聽得清楚的範圍。換句話說,如果你一分鐘講超過六百個字,別人可能聽不清楚你在說什麼。

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善用暫停,提供思考空間

最後,我要好好談談「Pause(Ⅱ)」這個字,我建議大家在演說的過程中,如果遇到了有不同的訴求時,不妨按一下暫停鍵。給聽眾足夠的時間思考,咀嚼你所傳遞的訊息,讓他考慮想做的決定。

這時間剛好也能讓你想想接下來的內容。有時忘詞了,停下來三、五秒,深呼吸,或許就能想起來。

請大家看一下上方這張圖,感受一下這兩種線條。請假想這是說話時的速度與音調高低:A線,線條平緩,沒有什麼高低起伏;B線,有時聲音高亢,有時低沉。你覺得在簡報過程當中,講者採用哪一種說話方式你會比較有興趣呢?

而B線凸起來的地方叫「Trigger word」:翻成中文就是「凸起來的字」,字如何凸起來呢?就好像一句話說到某個特定的字,會特別被凸顯出來。這也是相聲裡「抖包袱」的概念。像是話說到某處,會突然有一個笑點,一碰觸到就會爆開。

我示範一個例子給大家參考:

「各位學員,你們要學習簡報,只有一個原則,那個原則叫做『成功需要簡單的事重複去做。』一般人常是(停頓一下)『簡單的事恁爸不願做』,但是(停頓一下)『困難的代誌,恁祖嬤又不會做。』」

在這段話裡,我本來都以國語表達,當我要強調「成功需要簡單的事重複去做」時,突然改成以台語表達出「簡單的事恁爸不願做」和「困難的代誌,恁祖嬤又不會做。」這有別於前面的語言,就是一個「凸起來的字」,讓聽眾聽到這句話時,會感到會心一笑。

這呼應到我們前面說過的「hook」概念。在hook之前和之後,這個小小的暫停,其實狀似無聲卻有聲,是會在聽眾心中產生效應的。

所以,如果你講話時的速度用「快」、「慢」、「輕重緩急」、「抑揚頓挫」、「暫停」等方式交叉運用,聲音自然會產生一種美感,演說也必然會更加動人。

本文節錄自《說出影響力:人人說話都能有份量的26種技巧》一書,由春光發行。