外包網首頁 > 接案知識庫 > 專長入門與行情   

列印文章

便利貼時間管理:10分鐘搞定一天進度

文章來源:三采文化  發表日期:2013/03/15  瀏覽數:11571

便利貼的「10分鐘」是指… 

工作前將便利貼黏在時間軸上,擬定今日工作計畫的時間
     +
每完成一項工作就確認進度的時間
     +
出現變動時重新調整計畫的時間


Total 10分

1天大約花10分鐘,規畫當日的工作。

 

便利貼的使用流程


1、準備便利貼

◎ 準備15mm×50mm的便利貼。這是便利貼中最基本常見的大小。

便利貼時間管理-接案知識庫-104外包網

◎ 最好準備3種顏色。依工作內容寫在不同顏色的便利貼上,之後整理時能一眼看出工作類型。

例如:

◆灰色的便利貼→「對外溝通(會面)」

◆黃色的便利貼→「個人工作(To Do)」

◆ 紅色的便利貼→「特別重要的工作(WANT To Do)」

◎ 增加新工作或想到什麼點子時,立刻寫在便利貼上。如果拖著不寫,很容易會忘記。請養成「立刻寫下來」的習慣。

2、寫在便利貼上

◎ 增加新工作或想到什麼點子時,立刻寫在便利貼上。如果拖著不寫,很容易會忘記。請養成「立刻寫下來」的習慣。

便利貼時間管理-接案知識庫-104外包網

◎ 便利貼上除了寫工作內容,還要寫所需的時間。

便利貼時間管理-接案知識庫-104外包網

※若是「會面」請寫下約定好的時間。

◎ 將今天必須進行的個人工作(To Do)依重要度由高至低貼在時間軸上,決定好「何時要做」。

便利貼時間管理-接案知識庫-104外包網

◎ 排不進時間軸的今日To Do先貼在時間軸旁的To Do List。(還無法確定時間的事情,也可先貼在這)

便利貼時間管理-接案知識庫-104外包網

◎ 若是有超過1小時的工作要貼進時間軸,請像下圖這樣隔出空間。

(2:00~3:30:1.5小時的工作 → 空出30分鐘的時間)

(4:00~6:00:2小時的工作 → 空出1小時的空間)

便利貼時間管理-接案知識庫-104外包網

3、每天早上,開始工作前要做的事

◎ 先決定好今天的下班時間,從工作到預定下班前的這段時間,就是今天的可利用時間。

便利貼時間管理-接案知識庫-104外包網

◎將寫好所需時間的會面便利貼黏到時間軸上。

便利貼時間管理-接案知識庫-104外包網

◎ 如果不好調整,試著將今日To Do的所需時間縮短些,就能排出時間進行新工作。

4、出現緊急工作時

◎ 把時間軸上的To Do中優先順序較低的工作挪到明天,原本的時間拿來處理新增加的工作。

便利貼時間管理-接案知識庫-104外包網

5、出現大幅變動時

◎ 使用便利貼擬定工作計畫,就算出現大幅變動也能輕鬆應對、立即調整。

便利貼時間管理-接案知識庫-104外包網

6、靈活運用,你就是時間管理達人

◎ 找出空檔時間,提早進行WEEKLY To Do。

便利貼時間管理-接案知識庫-104外包網

◎ 重要工作、想做的事等這類WANT To Do多半沒有時間限制,所以可以自己設定完成時間、提早進行。

便利貼時間管理-接案知識庫-104外包網

本文節錄自《便利貼時間管理》一書,由三采文化發行。