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寫出打動人心的電子郵件

文章來源:商周出版  發表日期:2016/12/12  瀏覽數:5012

「忍不住愈寫愈長……」這樣解決

收信時最令我感到困擾的,就是收到鋪陳過長的電子郵件。

每次看信我都是從頭看起,有些信件不管我看了多久,依然搞不清楚來信者所言何事。只見信上洋洋灑灑地寫著感謝的詞句、當天的天氣,甚至還有關心我身體狀況的內容,直到最後,我才終於搞懂對方「原來主要是講這件事啊!」

鋪陳冗長的主因有二,其一,單純寫得過於禮貌,這應該是寄件人顧慮到不可失禮,認為彬彬有禮的寫法才屬美德的想法所致。至於另一個原因,則是因為內容實在難以下筆,為了找藉口推託,導致鋪陳變得冗長。

若將兩種原因相比,後者較容易有所自覺。通常他們都會心想:「真傷腦筋耶!」、「該怎麼寫,對方才能理解我的難處啊!」等,絞盡腦汁地苦思內容,最後則是反省:「啊,原來已經寫成長篇大論了。」同時按下「寄出」鍵。

除此之外,有時還會以曖昧不明的寫法,自我感覺良好地認為「這樣對方應該能了解我的心情了吧!」針對這種狀況,我將於後面的章節中說明。

 

< 寫得冗長有禮,最沒有禮貌

在此,我想先談談沒有自覺、寫法太過彬彬有禮,結果導致鋪陳冗長的例子。想當然耳,這種狀況也能利用四句模式加以改善。

 

〈事例2〉鋪陳過長的商業電子郵件

大家好。

十分感謝各位出席前幾天的電子書對策會議。

會議進行了很長的時間,也出現多次熱烈的討論。

就對策委員會而言,看到各位對此議題如此高度關注,安心了不少。

今後本會擬持續觀察市場動向,並一邊與各位進行商討。希望後續營業部同仁到各大書店、編輯部同仁與其他公司或作者接觸、以及總務部同仁與廠商聯繫時……公司各個部門都能協助收集相關資訊。

此外,公司收到了大量投稿。

因此,對策委員會打算針對這些稿件各自的條件及優缺點進行匯總,並於下次七月九日(五)的對策會議中提出報告。

希望大家都能以正面積極的態度迎向書籍電子化的趨勢,將此視為全新的事業契機,並且踴躍出席下次的會議。

七月一日

電子書對策委員會

以往這類同時分發給「各部門相關人員」的書面文件,都是寫在紙本上,而為求文章體面,或許需要寫出相當份量的篇幅。不過時至今日,許多公司內部文件幾乎都是使用電子郵件,正因如此,商業場合中的資訊發送頻率大增,而且內容變得簡短扼要。

基於此故,凡是一般的商業電子郵件,必得設法避免「愈求禮貌,愈寫愈冗長」。無論是寄件者、還是收件者,對於他們而言,冗長的電子郵件只會浪費時間,經濟效益當然不佳。

為了避免特地寫了卻沒人願意看;或是遭人埋怨花了時間看,卻不明白所為何來,不妨養成運用四句模式擷取重點的習慣,拋開「禮貌=冗長」的錯誤認知,轉念為「禮貌=簡潔」的習慣吧!

就這封信來說,最重要的就是必須釐清最想表達的內容為何。

應用〈基本布局型四句〉

①拋出問題 十分感謝各位出席前幾天的電子書對策會議。

②表達意見 就對策委員會而言,為求得以有效活用各部門資訊,希望今後也能繼續保有與各位商討的機會。

③展開論述 另外,針對公司收到的大量投稿,本會擬匯總之後,於七月九日(五)提出報告。

④結論 希望大家都能將書籍電子化的趨勢視為一種事業契機,踴躍出席下次的會議。

明明擷取重點後只要四句就能交代清楚的內容,卻被寫得又臭又長的例子,其實相當多。然而,由於商業電子郵件無人可代為檢查,只能靠自己察覺修改,因此絕不疏於自我檢查的心態十分重要。

本文節錄自《關鍵「四句」!日本熱銷250萬冊溝通大師的精準表達術》一書,由商周出版發行。