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做到四件事,提案一定被採用!

文章來源:核果文化  發表日期:2016/01/22  瀏覽數:5586

你是否非常害怕向客戶提案簡報呢?只要一站在客戶面前,就緊張到說不出話嗎?

經過前面幾章的介紹與示範,只要大家活用「說話五步驟」和「發聲訓練」,就可成功克服緊張,勇敢地站在大眾面前,說明提案。

初學者不需要刻意仿效演說老手,搭配多餘的技巧或招式,反而容易弄巧成拙。初學者只要量力而為,拿出真誠的態度即可。

至於提案技巧,又是另外一門學問。在此先列出有助於初學者快速學習提案和簡報的四大重點:

(1)分析聽眾的屬性,包括職位、年齡等

很多人以為,所謂的企劃是「傳達自己想講的內容」,其實這是錯誤的想法。企劃的真正用意,是讓對方了解你的提案,進而採取行動(接受企劃案)。所以,我們要提供對方需要或想知道的訊息。因為最終目的,是希望對方「接受提案」。

依我個人觀察,鮮少人有考慮到這一點,大多是單方面講一些自己感興趣,而聽眾卻覺得很無聊的內容。

為了避免這種情形,「事前準備」非常重要。特別是,我們必須分析「聽眾」屬性。例如:年齡層、職業、性別、需求、頭銜(是否為管理職)、背景等,越詳細越好。

以公司內部會議為例,面對上司報告企劃案時,只要提出「如何降低成本」和「提高生產值」等內容即可,因為這些對他們而言才是重點。

倘若聽眾是複數,那當中一定有負責決策的關鍵人物。請務必先找出該人物,再安排適當的報告內容,包括:

˙關鍵人物是什麼樣的人(年齡或出身)?可能有什麼想法?

˙對方想要什麼?

˙專業領域和背景知識如何?

˙過去在公司的經歷,及在組織中的地位?

事先思考這些要素,就能避免簡報成為毫無用處的提案。

(2)安排提案的架構和內容

提案一開始,就該開門見山,明確指出「這份提案的主旨是什麼?」是想強調商品機能?成本優勢?商品的未來發展?還是其他選項。掌握最重要的一點,再深入說明,整份提案的分量和內容才會扎實、明確。

掌握主旨後,就可利用「說話五步驟」安排報告的內容與順序。如此一來,提案就不會流於鬆散、凌亂或抓不到重點。

(3)內容簡明扼要,只列出關鍵字

在準備提案的簡報中,許多人會穿插大量的表格、圖表或照片,製作簡報內容。但是,如果這些圖表和報告內容完全不相關,只是為了美化或充數,將徒增簡報頁數,造成內容散漫。

因此,先確立內容的大架構,再製作簡報,才是正確的提案原則。

雖然,簡報對於容易緊張的人而言,的確有助於釐清報告的先後順序,可當作一種提示。不過,如果簡報的頁數過多,會導致焦點模糊,適得其反。因此,為了控制每張簡報的字數,請描述「關鍵字」即可。若是較難快速理解的內容,再佐以照片或圖表輔助說明。

原則上,一場二十分鐘的報告,準備五、六張簡報就足夠了。

至於以文字量多的資料,請印成書面資料發給大家,千萬不要將所有的文字貼到簡報上。其好處在於,有時決策者並不會到現場聽取簡報,而必須由被分派前往聽取簡報的人員,回公司稟報決策者。在這種情況下,資料就是說服決策者的關鍵,因此請用心製作。

(4)事先思考對方的疑問

簡報結束後,常會有開放現場提問的時間,請一定要事先準備。

我們必須事先假設各種可能性問題,及準備如何回答。例如:對方質問交貨期限和價格的關係,或是品質和利潤等問題。

至少要準備三十個以上的假設問題,比較妥當。而在自問自答的準備過程中,或許也能發現提案中的盲點,可藉此讓內容更加完善。

Point:簡報請以「對方想知道的內容」為主,而非想說的話。

本文節錄自《容易緊張的人,如何說話?》一書,由核果文化發行。