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隨身MBA:如何使用PowerPoint

文章來源:商周出版  發表日期:2013/05/30  瀏覽數:4711

從PowerPoint問世到現在,它已經折磨我們有二十五個年頭了。它究竟有沒有讓我們工作的更加順利,往往是一個非常具有爭議性的話題。在過去二十五年裡,我們發現了許多糟糕的PowerPoint 使用法,不過下面要教你的是十個妥善運用PowerPoint 的小技巧。

【十個妥善運用PowerPoint的小技巧】

1、把它丟掉。

沒有PowerPoint的協助,你可以報告的更好。真正重要的事情絕對無法用PowerPoint做出有效的討論。PowerPoint往往會導致單向溝通的結果,而非互相討論。假使你需要一些輔助簡報的工具,使用白紙即可。在白紙上寫下或畫出你想說明的事情,讓聽眾一起參與你的表演,鼓勵大家做出一些互動,而不是當一個被動傾聽者然後只能默默的在台下做筆記。

2、將投影片的數量控制在最少的數量。

一份完整的簡報不可能讓報告者幾乎不用說話,相反地,讓人可以不斷說話的簡報,才是一份完整的簡報。把重點放在那些你想要讓聽眾牢牢記住的訊息上,然後把其他東西都刪掉。假使你有二十五張投影片,每張投影片上有四個重點,加起來就會有一百個重點。要他們把所有重點記起來,或是找出其中最重要的訊息的機會,幾乎等於零,重要的是專注、專注、再專注。最好的方式就是把你想要說明的東西,統整成為一個不超過十二個字的故事。

這個長度差不多就是你的聽眾在短時間內所能記住的最大資訊量了,接下來,你只要不斷闡述這些基本的訊息即可。

3、將每一頁的字數控制在最少的數量。

你的聽眾看投影片的速度一定比你說話的速度快。這裡要說的是,要讓聰明的報告者用一份愚蠢的幻燈片來做簡報:報告者會賦予每張投影片生命力。如果讓愚蠢的報告者用一份聰明的幻燈片來做簡報,就如同一腳踏入地獄一般:報告者用緩慢的節奏,大聲念著過度鉅細靡遺的幻燈片,而且沒有加入任何自己的看法。我做過最好的簡報就是用一連串的照片來做幻燈片─上面一個字都沒有。

4、簡報時面對聽眾。

沒有人會想要聽一個總是盯著他那份漂亮的投影片說話,然後用屁股對著聽眾的報告者做簡報。

5、知道這份簡報的目的。

當你報告結束後,事情會有什麼不同嗎? 或是對誰產生影響嗎? 有這麼多人在台下聽你報告,你要專注在那一個(也可能是那兩個)你真正需要說服的人身上。你的簡報應該要更有針對性,也更動態。

6、能量、熱情與興奮。

假使你對這份報告沒有太多的熱情,聽眾自然也會跟你有一樣的心情。我曾經聽過一個天文學家,派崔克.摩爾發表的一場演說。我對天文學其實沒有什麼好感,但我好喜歡這場演說,主要的原因就是他對自己的主題充滿熱情。

7、吸引聽眾的注意。

多跟台下聽眾做一些眼神上的交流,跟他們多一點互動。當你在準備這份簡報的時候,你就應該要不斷的問自己一個問題:「某某某為何要來聽我說這些東西?」假使你沒辦法找出這個答案,那就把這個題材丟到一邊去,或是把這個題材包裝的更吸引人。

8、刪除那些花俏的圖片、過場畫面以及其他稀奇古怪的特效。

不要讓科技阻撓了你要傳達的訊息。花俏的PowerPoint技術對你來說可能很酷,但是在那些資深決策者的眼中,這些東西看起來可能很孩子氣,此外,假使你在簡報上加入了太多花俏的圖片與特效,他們可能會覺得你浪費太多時間在這份報告上了。

9、反覆排練。

不斷的反覆排練,而且要認真的看待排練。排練越多次,你就會越有信心,你也能夠更有效的吸引聽眾的注意,而不是只是照著幻燈片念而已。

10、好的開頭,以及好的結尾。

我的腦中隨時都有一份三十秒左右的劇本,無論我有多怯場,這都讓我可以有一個好的開頭。此外,大部分的人都會陷入一種不知該如何結尾的窘境─然後便以:﹁有什麼問題嗎?﹂作結。一定要確保你有一個好的結尾,這樣才能讓你這份報告在高潮中結束:要讓你的開頭跟結尾相呼應。

本文節錄自《隨身MBA》一書,由商周出版發行。